Statens ekonomiska forskningscentral VATT:s beskrivning av handlingars offentlighet

1. Rapport om genomförande av handlingsoffentligheten

I enlighet med 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) ska en informationshanteringsenhet upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar. Statens ekonomiska forskningscentral bildar en i lagen nämnd informationshanteringsenhet.

En beskrivning av handlingars offentlighet är ett av sätten att hjälpa medborgarna rikta sina begäranden om information. Enligt offentlighetslagen skall en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten skall kunna utreda vilken handling den avser (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), 13 §). Det är myndighetens ansvar att hjälpa den som begär informationen att personifiera handlingen. I beskrivningen av handlingen berättas också i vilken omfattning myndigheten behandlar uppgifter när den producerar tjänster eller behandlar ärenden. Möjligheten att få information om vilka informationsmängder myndigheten har tjänar förvaltningens öppenhet.

2. Informationstjänsten och begäranden om information

Begäranden om information ombeds skickas till registratorskontoret till adressen [email protected], där de registreras för att övervaka tidsfristerna. Registratorskontoret vidarebefordrar begäranden om information till rätt part inom organisationen.

För att göra det lättare att hitta handlingen är det bra att identifiera begäranden om information så noggrant som möjligt. Begäranden om information bör personifieras så att de anger vilken handling eller vilka handlingar begäran avser. Det är exempelvis alltid värt att ange handlingens datum eller titel, om dessa är kända. Om begäranden om information gäller en offentlig handling behöver dessa inte motiveras och den som begär informationen behöver inte heller berätta vad informationen används till. En fritt formulerad begäran om information ur en offentlig handling kan göras skriftligen till exempel via e-post eller per telefon.

På begäran ska beställaren av en sekretessbelagd handling eller en handling vars information kan överlämnas endast under särskilda förutsättningar ange användningssyftet för informationen och kunna bestyrka sin identitet. VATT kan också begära att få tilläggsuppgifter av beställaren om det är nödvändigt för att utreda förutsättningarna för överlämnande av informationen.

3. Statens ekonomiska forskningscentrals informationsresurser och användningssyften

Statens ekonomiska forskningscentrals informationsresurser omfattar informationsresurser både för förvaltning och för forskning.

3.1. Informationsresurser för förvaltning

Nedan finns en förteckning över informationsresurser för förvaltning vid Statens ekonomiska forskningscentral. Informationsresurser för förvaltning behandlas huvudsakligen i statens gemensamma informationssystem, samt i VATT:s ärendehanteringssystem.

Ärenderegister

Ärenderegistret innehåller information om anhängighet och behandlingsskeden för ärenden gällande verkets uppgifter och verksamhet och därtill hörande handlingar. I informationshanteringsenheten bildar ärenderegistret en logisk helhet som omfattar alla metadata som beskriver behandlingen av ärendet. Uppgifter som tillhör ärenderegistret ingår i ett ärendehanteringssystem och i andra informationssystem som stöder verksamheten samt i pappersmaterial.

Användningssyfte: att fullgöra lagstadgade skyldigheter gällande ärendehantering
Exempel på söktermer: Diarienummer, partens namn, beslutsdatum
System: Ärende- och dokumenthanteringssystemet Tweb, pappersarkiv

Informationsresurs för personalförvaltning

Användningssyfte: Genomförande av rättigheter och skyldigheter gällande anställning

Exempel på söktermer: personens namn, personbeteckning, personnummer (Kieku-nummer)
System: SAP personalförvaltning, ärende- och dokumenthanteringssystemet Tweb, personakt

Informationsresurs för ekonomiförvaltning

Användningssyfte: Att sköta skyldigheter gällande ekonomiförvaltning, ekonomiplanering och uppföljning, planering och genomförande av upphandling

Exempel på sökfaktorer: personnamn, avtalspartens namn, projektnamn, projektnummer
System: SAP personalförvaltning, ärende- och dokumenthanteringssystemet Tweb, upphandlings- och arkiveringssystemet Handi

Register över intressentgrupper

Användningssyfte: Kontaktuppgifter som behövs för att arrangera evenemang och annan kommunikation för intressentgrupper

Exempel på söktermer: Personens namn, e-postadress, telefonnummer
System: Kontakthanteringsprogrammet Gruppo

3.2. Informationsresurs för forskning

Statens ekonomiska forskningscentral är ett institut vars forsknings- och utredningsverksamhet tjänar det ekonomipolitiska beslutsfattandet. VATT samlar i regel inte egna data, utan forskningen utförs i hög grad utifrån de omfattande registerdata som Statistikcentralen, Folkpensionsanstalten, Institutet för hälsa och välfärd och Skatteförvaltningen har. Vi följer systematiskt med och statistikför behörigheterna och tillstånden till datamaterialen samt användningen och användarna.

Forskningsetiska delegationens riktlinjer gäller forskningen. Uppgifterna skyddas på ett ändamålsenligt sätt. Materialen överlämnas inte vidare. VATT lagrar forskningsdata inom ramen för forskningsavtal, forskningstillstånd som beviljats för användning av separata forskningsdata och lagstadgade lagringstider.

Informationsresurs för forskningsprojekt

Användningssyfte: Enligt 4 § i lagen om Statens ekonomiska forskningscentral har forskningscentralen rätt att av andra myndigheter få den information som den behöver för att kunna sköta sina uppgifter. VATT:s forskningsverksamhet fokuserar på fem olika forskningsteman: 1) Offentlig service och offentlig ekonomi på lokal nivå, 2) Social trygghet, beskattning och inkomstfördelning, 3) Arbetsmarknad och utbildning, 4) Energi-, klimat- och miljöpolitik och 5) Reglering av företagsverksamhet och global ekonomi

Forskningscentralen erhåller forskningsmaterial från myndigheter, som bland annat Skatteförvaltningen, Folkpensionsanstalten och Statistikcentralen, samt andra offentliga källor. Behandlingen av uppgifter baserar sig alltid på en forskningsplan och varje studie eller utredning har en namngiven ansvarsperson. Materialet innehåller huvudsakligen uppgifter som anknyter till social trygghet, inkomstfördelning, beskattning och företagsverksamhet.

Exempel på söktermer: personbeteckning, FO-nummer, personens namn, inkomstdata, utbildningsinformation
System: samarbetsmyndigheternas system, NAS-nätverkshårddisk

Användningssyfte: Förvaltning av forskningsprojekt

Exempel på söktermer: forskarens namn, projektets namn
System: NAS-nätverkshårddisk

Utfallsregister

Användningssyfte: Register över utfall av forsknings- och expertverksamhet

Exempel på söktermer: forskarens namn, projektets namn
System: NAS-nätverkshårddisk

4. Kontaktuppgifter för informationsbegäran

Registratorskontorets adress: Statens ekonomiska forskningscentral , PB 1279, 00101 Helsingfors
E-postadress: [email protected]

Statens ekonomiska forskningscentrals dataskyddsombud kan nås på adressen
[email protected]