Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen asiakirjajulkisuuskuvaus

1. Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta 

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Valtion taloudellinen tutkimuskeskus muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön. 

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta. 

2. Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon [email protected], missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealle taholle.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse. 

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. VATT voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

3. Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen tietovarannot ja käyttötarkoitukset

Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen tietovarannot koostuvat sekä hallinnollisista tietovarannoista, että tutkimuksen tietovarannoista. 

3.1. Hallinnon tietovarannot

Alla on lueteltu Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen hallinnolliset tietovarannot. Hallinnon tietovarantoja käsitellään pääsääntöisesti valtion yhteisissä tietojärjestelmissä, sekä VATT:n asianhallintajärjestelmässä. 

Asiarekisteri

Asiarekisteri on rekisteri, joka sisältää tiedot viraston tehtäviin ja toimintaan kuuluvien asioiden vireilletulosta, käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tiedonhallintayksikössä asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmään ja muihin toimintaa tukeviin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Käyttötarkoitus: lakisääteisten asianhallintavelvoitteiden hoitaminen
Esimerkkejä hakutekijöistä: Diaarinumero, asianosaisen nimi, päätös päivämäärä
Järjestelmät: Tweb asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä, paperiarkisto

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus, henkilönumero (Kieku-numero) 
Järjestelmät: SAP henkilöstöhallinto, Tweb asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä, henkilöakti

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Taloushallinnan velvoitteiden hoitaminen, talouden suunnittelu ja seuranta, hankintojen suunnittelu ja toteutus

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, sopimuskumppanin nimi, projektin nimi, projektinumero 
Järjestelmät: SAP taloushallintajärjestelmä, Tweb asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä, Handi hankinta- ja arkistointijärjestelmä

Sidosryhmärekisteri

Käyttötarkoitus: Tapahtumien järjestämiseen ja muuhun sidosryhmäviestintään tarvittavat yhteystiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Järjestelmä: Gruppo-kontaktienhallintasovellus

3.2. Tutkimuksen tietovarannot

Valtion taloudellinen tutkimuskeskus VATT on talouspoliittista päätöksentekoa palveleva tutkimus- ja selvitystyötä tekevä tutkimuslaitos. VATT ei pääsääntöisesti kerää omia aineistoja, vaan tutkimustyö perustuu suurelta osin Tilastokeskuksen, Kelan, THL:n ja Verohallinnon laajojen rekisteriaineistojen hyödyntämiseen. Tutkimusaineistojen käyttöoikeuksia ja -lupia sekä käyttöä ja käyttäjiä seurataan systemaattisesti ja niistä ylläpidetään tilastoa.

Tutkimustyössä noudatetaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan tutkimuseettisiä ohjeistuksia. Tiedot suojataan asianmukaisesti. Aineistoja ei luovuteta eteenpäin. VATT säilyttää tutkimusaineistoja tutkimussopimusten, erillisten tutkimusaineistojen käyttöön myönnettyjen tutkimuslupien ja laissa määritettyjen säilytysaikojen puitteissa.

Tutkimushankkeiden tietovarannot

Käyttötarkoitus: Valtion taloudellisesta tutkimuskeskuksesta annetun lain 4 § mukaan VATT:lla on oikeus saada tehtäviensä hoitoon tarvittavia tietoja viranomaisilta. VATT:n tutkimustoiminta keskittyy viiteen eri tutkimusteemaan: 1) Julkiset palvelut ja paikallinen julkistalous, 2) Sosiaaliturva, verotus ja tulonjako, 3) Työmarkkinat ja koulutus, 4) Energia-, ilmasto- ja ympäristöpolitiikka ja 5) Yritystoiminnan sääntely ja kansainvälinen talous. 

VATT saa tutkimusaineistoja eri viranomaislähteistä, kuten esimerkiksi Verohallinnolta, Kansaneläkelaitokselta ja Tilastokeskukselta, sekä eri julkisista lähteistä. Tietojen käsittely perustuu aina hyväksyttyyn tutkimussuunnitelmaan ja tutkimukselle on nimetty siitä vastaava henkilö. Aineistot sisältävät pääasiallisesti sosiaaliturvaan, tulonjakoon, verotukseen ja yritystoimintaan liittyviä tietoja.

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilötunnus, y-tunnus, henkilön nimi, tulotietoja, koulutustietoja
Järjestelmät: yhteistyöviranomaisten järjestelmät, NAS-verkkolevy

Tutkimushankerekisteri

Käyttötarkoitus: Tutkimushankkeiden hallinta

Esimerkkejä hakutekijöistä: tutkijan nimi, hankkeen nimi
Järjestelmät: NAS-verkkolevy

Tuotosrekisteri

Käyttötarkoitus: Tutkimus- ja asiantuntijatoiminnan tuotosten rekisteri

Esimerkkejä hakutekijöistä: tutkijan nimi, hankkeen nimi
Järjestelmät: NAS-verkkolevy

4. Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi

Kirjaamon osoite: Valtion taloudellinen tutkimuskeskus, PL 1279, 00101 Helsinki
Sähköpostiosoite: [email protected] 

Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen tietosuojavastaavan tavoittaa osoitteesta
[email protected]